Le télésecrétariat est actuellement en plein essor et intéresse de plus en plus les jeunes. Il consiste à gérer à distance le service de secrétariat d’une entreprise ou d’une profession libérale. Travaillant à son compte ou au sein d’un centre d’appels, le télésecrétaire peut exercer dans différents secteurs et structures : juridique, médical, PME, association… Ce professionnel peut accomplir plusieurs missions administratives qui requièrent une solide formation en rapport avec sa fonction. Point de mire sur les points essentiels autour de cette profession.
Quels sont le rôle et les principales activités d’un télésecrétaire ?
Quel que soit le secteur d’activité en question, le télésecrétariat remplit toutes les fonctions relatives aux travaux de secrétariat classique. En revanche, toutes ces tâches s’effectuent à distance. Outre cet aspect, il est également intéressant de préciser qu’un télésecrétaire est en mesure d’assurer d’autres prestations additionnelles. Il peut prendre en charge la permanence téléphonique, la classification de documents professionnels, la saisie de données, le service à la clientèle, etc.
Un télésecrétaire peut très bien exercer en freelance. À l’occasion, il peut être amené à accomplir les missions qui lui sont confiées depuis son domicile. D’autre part, il lui est aussi possible d’exercer sous le statut de salarié dans une entreprise offshore. Dans ce cas, il occupe son poste au sein d’un centre d’appels téléphoniques proposant l’externalisation de service de télésecrétariat. Quoi qu’il en soit, il exerce toujours sa profession sous l’autorité d’un employeur ou d’un client.
Quelles sont les missions et tâches liées au télésecrétariat ?
Un télésecrétaire propose différents types de services à travers ses prestations et le secteur d’activité dans lequel il évolue. Bien entendu, il remplit des rôles similaires à ceux d’un secrétaire classique. La seule différence réside dans le fait qu’il les exerce à distance. Cela signifie qu’il gère l’administration d’une entreprise ou d’une personne indépendante depuis son domicile ou au sein d’une firme qui est spécialisée dans le secrétariat à distance. Cette dernière est en général implantée à l’étranger.
Tout comme un standardiste, il est le responsable des appels passés à son employeur. Autrement dit, il assure la gestion de l’accueil téléphonique et de la prise de rendez-vous ainsi que l’organisation de l’agenda. Il détermine l’identité de son interlocuteur, le renseigne et le transfère si besoin est au service concerné ou à la personne demandée. S’il lui est impossible de transférer l’appel, il doit trouver une solution et faire patienter son correspondant.
En ce qui concerne certains domaines, il peut être amené à fournir un accueil commercial et à s’occuper de diverses tâches administratives. Par exemple, il y a la transcription audio des documents, la réception ainsi que le traitement des courriers, la rédaction de devis et le renseignement de la clientèle. Il arrive aussi qu’il réponde aux requêtes des consommateurs ou assure un service après-vente. Il faut dire que son rôle a évolué ces dernières années et que son profil tend à gagner en polyvalence.
La formation, les qualités et les compétences requises
Pour intégrer ce domaine particulier et devenir un télésecrétaire par conséquent, il est important de suivre une formation. Bien que ce métier soit accessible sans diplôme spécifique, les employeurs ont néanmoins tendance à privilégier les candidatures justifiant des certifications afin de se rassurer. Si aucun cursus n’y est spécifiquement consacré, l’aspirant au poste devrait effectivement valoriser son profil en validant des diplômes administratifs.
Pour mener à bien ses missions, un télésecrétaire doit évidemment avoir une excellente maitrise des outils informatiques et bureautiques. Certes, il lui faut absolument disposer d’une telle aptitude, car il devra souvent utiliser moult logiciels et outils de gestion de planning pour l’administration. Il lui est aussi indispensable de concilier un savoir-faire et un savoir-être pour pouvoir exceller dans son domaine d’activité. Quant à un télésecrétaire médical ou juridique, il aura forcément besoin d’une formation spécifique dans l’un de ces secteurs afin de fournir un accueil approprié et personnalisé.
Ensuite, il est important pour lui de maitriser certaines langues étrangères. Cela représente un réel atout. Aussi, il doit avoir comme qualité un bon sens de l’organisation et de la rigueur. S’ajoutent à cela une grande aisance relationnelle, une excellente capacité d’adaptation, de la courtoisie et une bonne élocution. Connaître différentes techniques d’accueil est aussi de mise.
